齋藤です。
今回は、経営者や自営業の方々に特に役立つタイムマネジメントの方法について、徹底的にお伝えしていきます。
現在、僕はコンサルティングやセミナー業、整体スクール、眉サロンの共同経営といった複数の事業を並行しています。
さらに、主に妻がやってくれていますが、8歳の娘と5歳の息子の学校への送迎や子育てもしています。
「忙しそう…」と思われるかもしれませんが、これから紹介する方法を実践することで、かなり効率よく仕事や生活ができています。
また、効率を極めていったことで、1ヶ月間家族と海外で過ごしたり、子供が急に熱を出して入院した時（娘と息子の両方それぞれ）も病院で一緒に付きそうといったこともできています。
これから伝える時間術を実践して頂ければ、あなたも自由で柔軟な時間を手にいれることが可能です。
ただ、効率は全てではないということも分かった上で、今回はあえて効率に偏った話をしていきます。
もちろん、これから紹介する方法を全て取り入れる必要はありません。あなたの状況に合わせて、使えそうなものを選んで実践してみてください。
仕事の4つの種類を理解し、優先順位をつける
まず、仕事には4つの種類があります。
これは「7つの習慣」で有名なスティーブン・コヴィー博士の考え方なのですが、とても重要なので、最初にお伝えします。
もう知ってるよ〜、という人はスルーして、次に進んでください。
これらの仕事を意識するだけで、業務効率は一気に飛躍します。
仕事には4つの種類があります。
それは、
- 緊急でないが重要な仕事
- 緊急でも重要でもない仕事
- 重要かつ緊急な仕事
- 緊急だが重要でない仕事
です。
あなただどれくらいの比重でどの種類の仕事をこなしているのか？を意識することが、自由な時間を手に入れる第一歩となります。
まず、それぞれの仕事について詳しく説明していきます。
1. 緊急でないが重要な仕事
重要だが緊急ではない仕事は、長期的な成功や成長に不可欠です。ですが、即座の対応は必要ありません。
例えば、
- 長期的な戦略立案
- 新規事業の企画
- 自己啓発
- 健康管理
などです。
この領域の仕事を増やすことが、経営者として成功する鍵です。
目の前のことではない、今後効いてくることに時間や労力を投資することで、長期的な発展につながってきます。
日々の忙しさに流されず、意識的にこの領域の仕事に時間を確保することがめちゃめちゃ大切です。
少しでもこの領域の仕事を増やすために、
- 定期的に戦略立案の時間を確保する（例：毎週月曜日の午前中）
- 自己啓発のための読書や学習の時間を日課に組み込む
- 健康維持のための運動を習慣化する
などの取り組みにより、長期的な視点を持ち、持続可能な成長を実現することができます。
2. 緊急でも重要でもない仕事
重要でも緊急でもない仕事は、生産性を低下させる可能性が高い仕事です。
例えば、
- 意味のないネットサーフィン
- 過剰な雑談
- 不必要な情報収集
これらは基本的に避けるべきですが、適度なリフレッシュは必要です。完全に排除するのではなく、コントロールすることが重要。
そうするために、
- 作業時間と休憩時間を明確に区分する
- SNSの閲覧時間を制限する
ことが大切です。
これらの取り組みにより、生産性を維持しつつ、適度なリラックスも図ることが可能。
3. 重要かつ緊急な仕事
重要かつ緊急な仕事は、例えば、
- クライアントからの緊急の問い合わせ
- 締切間近のプロジェクト
- 子供の急な発熱
などです。
これらは避けられないものもありますが、できるだけ減らすことが大切です。
4. 緊急だが重要ではない仕事
緊急だが重要ではない仕事は、即座の対応が求められるものの、本質的な価値は低い業務です。
例えば、
- 些細な電話やメール対応
- 不要な会議
- 意味のないクレーム対応
などです。
これらの仕事は可能な限り削減や効率化を図るべきです。
時間とエネルギーを浪費し、重要な仕事に集中できなくなる原因となります。
そうならないためには、メールや電話の対応時間を設定し、集中作業の妨げにならないようにすることが大切です。
緊急だが重要ではない仕事に費やす時間を最小限に抑え、より価値のある業務に注力して下さい。
経営者として、1番目の「緊急でないが重要な仕事」に時間を割くことが非常に重要です！
これらの仕事は長期的な成果につながる戦略的な活動を含んでいます。日々の忙しさに流されず、意識的にこの領域の仕事に時間を確保して下さい。
20:80の法則を活用して効率を最大化する
次に、パレートの法則、または20:80の法則についてお伝えしていきます。
これがビジネスに当てはまります。
具体的には、
- 20%のお客様が大体80%の売上を作っている
- 残り80%のお客様で大体20%の売上を作っています
また、僕たちの仕事にも同じことが言えて、
- 20%の仕事で80%の成果を得ていて
- 残り80%の仕事で20%の成果を得ています
そのため、僕は常に80%の成果が得られる20%の仕事は何か？を常に考え、その仕事に集中するようにしています。
あなたにとって80%の成果を出す20%の仕事はなんでしょうか？ぜひ意識してみて下さい。
習慣の力を使え！
4つの仕事とパレートの法則を理解していただいた上で、効果的な時間管理のために、以下のような時間の区分けを行っています。
やることを習慣化して、習慣の力を使い、それぞれでやることを実践していきます。
習慣にしてやるだけです。
具体的には、
- 日次（毎日）
- 週次
- 月次
- 四半期
に分けて、振り返ることなどを決めて、実践していきます。
では、それぞれで何をするといいのか？をお伝えしていきます。
1. 日次（毎日）
日次では、
- 朝：今日の目標設定と優先タスクの確認
- 夕方：今日の振り返りと明日の準備
毎朝、その日にやるべきことを5つほどリストアップし、それに集中します。
ちなみに、僕は仕事をする前に掃除を行い、仕事の環境を整えます。
2. 週次（毎週月曜など）
週次では、
- 先週の成果確認と反省
- 今週の主要タスクの洗い出し
- 1週間の大まかなスケジュール作成
をしてます。
月曜の朝一番にこの時間を確保し、1週間のペースを作ります。
3. 月次（毎月5日までなど）
月次では、
- 先月の業績の振り返り（売上、利益、新規顧客数など）
- 当月の目標設定と戦略の微調整
- 主要プロジェクトの進捗確認
- 家族との時間や遊びの日程確保
などをして、数字を細かくチェックし、必要な軌道修正を行います。
また、家族との時間や遊びの時間を先に確保しておきます。
4. 四半期（3ヶ月に1回）
3ヶ月に1回に、
- 四半期の業績総括
- 長期的な戦略の見直しと修正
- 次の四半期の大まかな計画を立てる
- 理想の人生について考え、書き出す
- ライフスタイルや遊びなどの振り返り
という感じで、場合によっては2泊3日でホテルに籠り、じっくりと考える時間を取ります。
特に大事なのは、考える時間と行動する時間を明確に分けることです。これ、めちゃくちゃ大事なんで、皆さんもぜひ意識してみてください。
例えば、戦略を考える時間には、携帯の通知をオフにして、誰にも邪魔されない環境を作ります。逆に、行動の時間には思考を止めて、決めたことを淡々と実行します。この切り替えができるようになると、仕事の効率が格段に上がります。
外注を積極的に活用し、経営者の仕事に集中
自分にしかできない仕事、経営者としての重要な判断が必要な仕事以外は、積極的に外注化を検討しましょう！
僕自身、最初は全部自分でやろうとして大変だったんですが、今はかなり外注化しています。
外注化を進めるには大きく分けて3つのステップがあります。
- 今抱えている仕事を全て書き出す
- その中で誰でもできる仕事や手放したい仕事をチェック
- チェックをつけた仕事の外注化を検討
といった感じです。
それぞれ詳しく伝えていきますね。
1. 今抱えている仕事をすべて書き出す
例えば、
- 経営戦略立案
- 営業
- 経理
- 広告作成
- SNS運用
など、できるだけ細かく書き出すことが大切です。
2. 誰でもできる仕事や手放したい仕事をチェック
例えば、
- データ入力
- 簡単な広告作成
など。ここで重要なのは、自分の時間単価を意識することです。時給1,000円ほどでできる仕事は、基本的に外注を検討。
3. チェックを付けた仕事の外注化を検討
まずは知り合いからでもいいので、外注化を進めていきます。小さな仕事からお願いしていくのがコツです。
また、外注先との関係もとても大切です。具体的にしていることは、意識的に感謝の気持ちを伝えています。外注さんの強みをちゃんと見極めるのも大事です。
例えば、
- デザインが得意な人
- 文章が得意な人
- 数字に強い人
など、それぞれの特性を活かした仕事を任せることで、全体的なパフォーマンスが上がります。
効率的な仕事の進め方4つのポイント
仕事を効率的に進めるための4つのポイントを紹介していきます。
その4つとは、
- 朝の時間を最大限活用する
- 50分仕事10分休憩
- 電話やチャットはまとめて対応
- 今に集中しろ！
です。
いいと思ったものは、ぜひ実践してみて下さい。
1. 朝の時間を最大限活用する
特に朝の時間は大事です。なぜなら、朝は脳が最もクリアな状態だからです。
僕は朝一番をゴールデンタイムだと思って、最も重要な仕事をこの時間にやるようにしています。
例えば、新しいセミナーの企画を考えたり、経営の課題を整理したりするのは、ほとんど朝の時間です。この時間には、クリエイティブで重要な仕事を持ってきます。
2. 50分仕事10分休憩
僕は50分仕事、10分休憩のサイクルを意識しています。
人は、最大90分集中することができるのですが、それ以降休憩を取らないと、効率が落ちていきます。
僕の場合、50分がちょうどいいので、50分仕事をして10分休憩を取り入れています。
休憩時間には、軽いストレッチや深呼吸、コーヒーを淹れたりしてリフレッシュをしています。
3. 電話やチャットはまとめて対応
電話やチャットは、例えば1日3回（朝、昼、夕方）に決めて、まとめてチェックをします。
後で電話をかけ直してみると「もうその用事は済んでるよ」というのも少なくありません。
また、常に電話やチャットを意識していると、その都度、集中力は途切れて、目の前の仕事に集中できませんよね？
4. 今に集中しろ！
目の前の仕事や人に集中し、マルチタスクを避けます。
例えば、重要な考え事をする時はスマートフォンをサイレントモードにし、パソコンも閉じるようにする。
心身のケアも忘れずに！
効率的に働くためには、心身の健康が不可欠です。私自身、以下のようなケアを日常に取り入れています。
僕が行なっていることは、健康を考えた時に当たり前と言われていることですが、この当たり前のことができていない方が多いので、あえて書かせてもらいます。
- 適度な運動
- 十分な睡眠
- リラックスする時間
- 深呼吸や瞑想
- 健康的な食事
- 鼻うがい
- ジャーナリング
あなたは、どれくらいできてますでしょうか？
足りないと感じるものは、ぜひ改善してみて下さい。
1. 適度な運動
心身のケアをするために、適度な運動は欠かせません。
具体的には、
- 毎朝30分のウォーキング
- 週2回のジム通い
- デスクワークの合間に簡単なストレッチ（肩回しや深呼吸など）
を行なっています。
2. 十分な睡眠（7-8時間）
十分な睡眠は心身の回復に不可欠です。
僕は以下のような習慣を心がけています。
- 就寝時間と起床時間を一定に保つ（僕の場合は、22時就寝で7時起床）
- 寝る2時間前からスマホやパソコンを見ない
- 寝室は完全な暗闇にし、静かな環境を維持
質の高い睡眠を取ることで、日中の集中力や生産性が大幅に向上しました。
また、規則正しい睡眠リズムを保つことで、体内時計が整い、目覚まし時計を使わずに自然と目覚めやすくなりました。
3. リラックスする時間の確保
ストレス解消と心の充電のため、リラックスする時間を意識的に設けています。
- 週1回の温泉やサウナ（これが僕の至福の時間です）
- 趣味の時間を確保（僕の場合は読書と写真撮影）
- 週に1回は1日完全にオフの日を作る
特に、温泉やサウナでのリラックスタイムは、心身のリフレッシュに大きな効果があります。
特に、頭を空っぽにする時間を作るのは大事です。
僕の場合は温泉や趣味の時間がそれに当たります。例えば、サウナに入っているときに、ふと新しいビジネスアイデアが浮かんだりするんです。
リラックスしているときこそ、クリエイティブな発想が生まれやすいんです。
4. 深呼吸や瞑想
日々のストレス管理と集中力向上のため、以下のような実践を行っています。
- 夜寝る前にストレッチと5分間の瞑想
- 仕事の合間に深呼吸（5秒吸って10秒吐くを繰り返す）
- ストレスを感じたら、その場で呼吸法を実践
これらの習慣により、感情のコントロールが上手くなり、ストレス耐性が高まったと感じています。
特に、夜の瞑想は1日のスタートを穏やかにし、集中力を高める効果があります。
5. 健康的な食事
バランスの取れた食事は、心身の健康維持に欠かせません。
僕は、妻のお陰様で健康的な食事を取れているのですが、以下のことを意識しています。
- 朝食を摂る（基本、和食）
- 昼食は軽めに、夕食は18時までに済ませる
特に、朝食をしっかり摂ることで1日の代謝が上がり、エネルギーレベルが安定します。また、夕食を早めに済ませることで、質の良い睡眠にもつながっています。
6. 鼻うがい
鼻うがいをムズムズと気になった時にやっています。
「ツーンとしないの？」とよく聞かれるのですが、ちゃんとした方法で鼻うがいをすれば、全く痛くありません。
その方法は、40度くらいのお湯に塩を溶かして鼻うがいをするだけ。
鼻うがいを始めてから、風邪をひきにくくなり、頭もすっきりするようになりました。
7. ジャーナリング
僕は夜寝る前にジャーナリングをする習慣をつけています。
これは単なる日記というより、自己リフレクション（内省）や将来の計画、そして感情の整理として非常に効果的です。
具体的には以下のようなことを書いています。
- その時に考えたいこと：頭の中にあるアイデアや思いをとにかく書き出す
- 欲しいものリスト：物質的なものから経験したいことまで幅広く
- 行きたい場所：旅行の計画や地元で訪れたい場所など
- その月の日程確認：予定の整理と調整
- やってみたいこと：新しい趣味や挑戦したいことなど
- 経験したいこと
- その日の出来事の振り返り：特に印象に残った出来事とそれに伴う感情
- 感情の分析：なぜそう感じたのか、どう対処したか？など
- 次の日のToDoリスト：優先順位をつけて整理
ジャーナリングを始めてから、自分の思考や感情をより深く理解できるようになりました。また、やりたいことや目標を視覚化することで、それらの実現に向けて具体的な行動を取りやすくなりました。
特に、その日の出来事を振り返り、感情を分析することは、自己理解を深め、ストレス管理にも役立っています。次の日のToDoリストを整理することで、朝から効率的に行動できるように。
このジャーナリングの時間は、僕にとって大切な自己との対話の時間です。
頭の中を整理し、新しいアイデアを生み出す場にもなっています。時には、ジャーナルに向かっているときに、ふと新しいビジネスアイデアが浮かんだりします。
これらの習慣は、一朝一夕に身につくものではありませんが、少しずつ取り入れていくことで、確実に心身の健康と仕事の効率性向上につながります。
皆さんも、自分に合った方法を見つけて、健康的な生活習慣を築いていってください。
パートナーや家族とのコミュニケーションも大切に！
仕事と私生活のバランスを保つために、パートナーとの定期的なコミュニケーションは欠かせません！
パートナーや家族はあなたを支えてくれる大切な人です。
最後に、僕が実践しているパートナーとのコミュニケーションをお伝えしていきます。少しでも参考になれば幸いです。
僕の場合、妻と週1回、その週にあったことや今後どうしていくかなどを話す時間を設けています。
具体的には、以下のようなことを実践しています。
1. 週1回の家族会議
週1回、話し合う時間を設けています。
- 日曜日の夜に1時間程度話す
- お互いの気になっていることなどの共有
- 遊びの日程確保
- 家事の分担を決める
- 子供の教育や将来のことについて話し合う
などをしています。
週1回話すことで、相手がどう考えているのか？どう感じているのか？をより理解できるようになり、喧嘩もほぼなくなりました。
2. 月1回のデート
月に1回は夫婦二人の時間を作っています。これは僕たち夫婦にとって非常に大切な習慣です。
具体的には、
- 新しいレストランやカフェを開拓したり、映画を見たり
- 仕事の話は極力避け、お互いの趣味や興味について話し合う
このデートの時間は、日常から少し離れて二人の関係を見つめ直す良い機会になっています。
新しい場所に行くことで、新鮮な会話が生まれ、お互いの新たな一面を発見することもあります。
仕事の話を避けることで、プライベートな話題に集中でき、より深い絆を築くことができています。
3. 年2回ほどの家族旅行
年に2回ほど、家族で旅行に行くことにしています。この旅行は家族の絆を深める重要な機会となっています。
最近では1ヶ月ほどバリ島に家族で滞在したのですが、子供達にも大きな刺激となり、とてもいい経験になっています。
この旅行を通じて、共通の思い出を作ったりすることができています。これが家族の結束力を高め、日々の生活にも良い影響を与えています。
4. 毎日の「ありがとう」の習慣
ちょっと恥ずかしいのですが、お互いに感謝の言葉を伝え合う習慣をつけています。これは僕たちにとって、とても大切なことです。
具体的には、「今日の夕食、美味しかったよ。ありがとう！」「子供の宿題を見てくれてありがとう！」など感謝の気持ちを伝えています。
パートナーや家族の支えがあるからこそ、仕事に集中できます。
僕は、この習慣を通じて、感謝の気持ちを忘れずに、お互いの成長を応援し合える関係を築くことができています。
これが長期的な成功の鍵だと僕は考えています。日々の感謝の積み重ねが、強い絆と幸せな家庭生活につながっています。
まとめ
効果的なタイムマネジメントは、経営者として成功するための重要なスキルの一つです。でも、完璧を求めすぎないことも大切です。僕自身、80%の完成度で十分と感じています。
ここで紹介した方法は、あくまで僕自身の経験に基づくものです。
あなたの状況や性格に合わせて、使えそうなものから少しずつ取り入れてみてください。最初は少し大変かもしれませんが、一つでも習慣化することで、必ず効果が表れます。
そして、定期的に自分の時間の使い方を見直すことも忘れずに。
環境や状況は常に変化していくので、それに合わせて自分のシステムも進化させていく必要があります。
最後に、時間管理の究極の目的は、「やりたいことをやる時間を作ること」だと僕は考えています。
効率よく働くことで生まれた時間を、自己実現や家族との時間、社会貢献など、自分にとって本当に大切なことに使えるようになる。それこそが、本当の意味での成功ではないでしょうか？
